Import towarów z Chin – firma vs osoba prywatna

Importowanie towarów z Chin stało się powszechną praktyką wśród polskich przedsiębiorców i coraz częściej również osób prywatnych. Korzyści wynikające z zakupów bezpośrednio u chińskich producentów – głównie niższe ceny i ogromna różnorodność produktów – kuszą zarówno początkujących importerów, jak i doświadczonych właścicieli firm. Jednak sposób sprowadzenia towarów różni się znacząco w zależności od tego, czy zamawiającym jest osoba fizyczna, czy przedsiębiorstwo.

Jak polskie firmy zamawiają towary z Chin?

Dla firm import z Chin to sposób na zwiększenie marży i konkurencyjności. Najczęściej firmy wybierają zakupy hurtowe, korzystając z platform takich jak 1688.com, Alibaba, Global Sources, a także kontaktując się bezpośrednio z producentami. Przedsiębiorca może:

• dokonać rejestracji działalności w CEIDG lub KRS,
• zarejestrować się jako podatnik VAT,
• uzyskać numer EORI do odpraw celnych,
• zawierać umowy handlowe z kontrahentami z Chin,
• zamawiać dokumentację, jak faktury handlowe, listy przewozowe, świadectwa pochodzenia itp.

Firma może korzystać z procedury uproszczonej VAT, dzięki której nie musi fizycznie opłacać podatku VAT przy imporcie — wystarczy wykazać go w deklaracji JPK_V7. To znacznie poprawia płynność finansową przedsiębiorstwa.

Osoba prywatna a import –  różnice formalne

Osoby fizyczne również mogą importować towary, ale ich możliwości są ograniczone. Oto kluczowe różnice:

• Brak możliwości odliczenia VAT – osoba prywatna zapłaci VAT przy odprawie i nie może go odzyskać.
• Brak możliwości stosowania procedury uproszczonej VAT (art. 33a) – VAT musi zostać uiszczony z góry.
• Niższe limity ilościowe – większe ilości towarów mogą zostać zakwalifikowane jako import komercyjny i pociągnąć za sobą konsekwencje podatkowe.
• Brak numeru EORI – formalny import wymaga nadania EORI –  numeru dla firm dokonujących odpraw celnych.

Mimo ograniczeń osoby prywatne mogą bez problemu sprowadzać towary na własne potrzeby, o ile przestrzegają przepisów celnych i podatkowych.

Podatki od importu z Chin –  kto i jakie płaci?

Importując towary z Chin –  niezależnie od tego, czy jesteś osobą prywatną, czy prowadzisz firmę –  musisz liczyć się z obowiązkiem opłacenia podatków i opłat celnych, które znacząco wpływają na ostateczny koszt zakupu. Do podstawowych należą – cło, którego wysokość zależy od rodzaju towaru i wynosi zazwyczaj od 0 do 12% wartości celnej (czyli wartości towaru powiększonej o koszt transportu i ubezpieczenia), oraz podatek VAT w wysokości 23%, liczony od sumy wartości towaru, kosztu transportu i naliczonego cła. 

Firmy zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT mają możliwość odzyskania VAT z importu w ramach rozliczenia podatkowego, a także mogą zaliczyć cło i inne koszty importowe do kosztów uzyskania przychodu, co realnie obniża ich obciążenie finansowe. Z kolei osoby prywatne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają prawa do takich odliczeń, przez co import z Chin może być dla nich droższy w ujęciu całkowitym –  szczególnie przy droższych lub większych przesyłkach. Warto więc przed złożeniem zamówienia dokładnie sprawdzić stawkę cła dla danej kategorii towaru (np. w systemie ISZTAR) i oszacować pełne koszty importu, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na etapie odprawy celnej. Równie istotna jest europejska baza TARIC, jeśli towar będzie odprawiany poza Polską.

Jakość towarów z Chin –  co warto wiedzieć?

Jakość towarów z Chin może być bardzo zróżnicowana, dlatego przed podjęciem decyzji zakupowej warto podejść do tematu z rozwagą i świadomością ryzyka. Wbrew utartym przekonaniom, Chiny nie produkują wyłącznie tanich podróbek –  to kraj o ogromnych możliwościach produkcyjnych, gdzie znajdziesz zarówno niskobudżetowe produkty masowe, jak i wysokiej klasy elektronikę, tekstylia czy komponenty przemysłowe, tworzone często dla znanych, globalnych marek. 

Kluczem do sukcesu jest dokładna weryfikacja dostawcy –  warto sprawdzić jego opinie, certyfikaty jakości, historię transakcji (np. na platformach takich jak Alibaba), a przed zamówieniem większej partii koniecznie poprosić o próbki, które pozwolą ocenić rzeczywistą jakość produktów. Dodatkowym wsparciem może być agent sourcingowy, który zna lokalny rynek, pomaga w komunikacji i może osobiście odwiedzić fabrykę, zweryfikować proces produkcji oraz dopilnować zgodności towaru z ustaleniami. Takie podejście minimalizuje ryzyko nieudanych transakcji i pozwala znaleźć solidnych partnerów biznesowych w Azji.

Jak sprawdzić wiarygodność chińskiego kontrahenta?

To absolutna podstawa udanego importu i jeden z najważniejszych kroków, który pozwala uniknąć kosztownych błędów. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę, czy sprowadzasz towar jako osoba prywatna, warto poświęcić czas na dokładną weryfikację potencjalnego partnera. Oto jak możesz to zrobić:

1. Sprawdź opinie na forach i w grupach importowych –  dołącz do aktywnych społeczności importerów, np. na Facebooku (grupy typu „Import z Chin –  pytania i odpowiedzi”), gdzie użytkownicy dzielą się swoimi doświadczeniami z konkretnymi dostawcami. Taka wiedza z pierwszej ręki jest bezcenna –  dowiesz się, czy firma wywiązała się z umowy, czy towar był zgodny z opisem i jak wyglądała komunikacja.
2. Poproś o tzw. Business License –  to oficjalny dokument rejestracyjny chińskiej firmy, który możesz zweryfikować (np. za pomocą chińskich rejestrów przedsiębiorstw online). Legalnie działający dostawca nie powinien mieć problemu z przesłaniem kopii licencji. Dokument ten zawiera m.in. numer rejestracyjny, dane właściciela, zakres działalności i adres firmy –  możesz porównać je z informacjami na stronie internetowej czy fakturze.
3. Zweryfikuj dane kontaktowe i stronę internetową dostawcy –  sprawdź, czy firma posiada profesjonalną stronę www, aktualne dane kontaktowe i fizyczny adres (nie tylko skrzynkę e-mail). Warto zadzwonić lub napisać i ocenić, jak szybko i rzeczowo odpowiadają. Firmy-widma często nie mają numeru telefonu, a kontakt ogranicza się do jednego ogólnego maila. Uważaj też na niejasne treści, brak szczegółów o produktach i zdjęcia skradzione z innych witryn.

Dodatkowo możesz także:

• Sprawdzić numer VAT (dla dostawców działających na rynkach zagranicznych),
• Zamówić próbkę towaru, by ocenić jakość i zgodność z opisem,
• Skorzystać z usług agenta sourcingowego lub firmy weryfikacyjnej, która fizycznie odwiedzi kontrahenta.

Forma płatności i kursy walut

Podczas importu z Chin istotną rolę odgrywa forma płatności oraz kurs walutowy, ponieważ mogą one znacząco wpłynąć na końcowy koszt zakupu. Standardowe waluty transakcyjne to USD (dolar amerykański) lub CNY (juan chiński), dlatego dla firm szczególnie korzystne może być założenie konta walutowego, co pozwala uniknąć strat na niekorzystnych kursach bankowych przy przeliczaniu złotówek. Wśród najczęściej stosowanych metod płatności znajduje się TT (przelew bankowy) –  popularna, ale wymagająca zaufania do kontrahenta, ponieważ środki są przesyłane z wyprzedzeniem. 

PayPal to bezpieczniejsza opcja przy mniejszych zamówieniach, choć wiąże się z wyższymi prowizjami. Przy dużych i bardziej ryzykownych transakcjach często stosuje się akredytywę (L/C), która zapewnia większą ochronę obu stronom, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami i formalnościami. Wymagana jest głównie przy dużych zamówieniach i nie jest popularna przy drobnym imporcie B2B.Wybór odpowiedniej formy płatności powinien być zawsze dopasowany do wartości zamówienia, poziomu zaufania do dostawcy oraz gotowości na poniesienie ewentualnego ryzyka.

Transport –  czas i koszty

Najpopularniejsze metody transportu:

• Transport morski (najtańszy, ale wolny) – 30-45 dni,
• Transport kolejowy – 14-25 dni,
• Transport lotniczy – 5-10 dni (najdroższy).

Firmy mogą negocjować ceny z partnerami logistycznymi, osoby prywatne zazwyczaj korzystają z ofert firm kurierskich lub pośredników.

Dokumentacja i księgowość

Dokumentacja importowa to kluczowy element każdego zamówienia z Chin, zarówno dla firm, jak i osób prywatnych. Firmy muszą zadbać o komplet dokumentów księgowych, takich jak – faktura handlowa (najlepiej wystawiona po angielsku, zawierająca szczegółowy opis towaru, jego wartość i warunki dostawy), PZC lub dokument SAD z agencji celnej (czyli zgłoszenie celne), dokument przewozowy (np. list przewozowy w przypadku transportu drogowego lub konosament przy transporcie morskim) oraz potwierdzenie zapłaty VAT i cła. 

Taki zestaw dokumentów jest niezbędny do poprawnego zaksięgowania kosztów importu, odliczenia podatku VAT i ewentualnego rozliczenia kosztów w firmie. Osoba prywatna nie ma obowiązku prowadzenia księgowości, jednak powinna zachować dokumenty celne oraz dowód zapłaty, np. potwierdzenie z platformy zakupowej (AliExpress, 1688), ponieważ mogą być one potrzebne np. przy ewentualnej reklamacji czy kontroli celnej. Staranna dokumentacja to nie tylko obowiązek, ale też zabezpieczenie interesów kupującego.

Odprawa celna i numer EORI

Każdy importer –  niezależnie od formy prawnej –  musi dokonać odprawy celnej. W przypadku firm niezbędny jest numer EORI, który nadawany jest bezpłatnie przez urząd celny.

Jeśli towar trafia do portu w Hamburgu lub Rotterdamie i odprawa celna odbywa się poza Polską, mamy do czynienia z WNT –  wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów. W takiej sytuacji firma musi być zarejestrowana jako VAT-UE.

Osoba prywatna i import –  czy warto?

Import z Chin jako osoba prywatna może być opłacalnym i ciekawym rozwiązaniem, o ile podejdzie się do niego świadomie i z odpowiednim przygotowaniem. Przede wszystkim warto rozważyć import wtedy, gdy towar zamawiany jest na użytek własny, a nie w celach handlowych –  dzięki temu unika się wielu formalności i ograniczeń. Trzeba jednak pamiętać, że czas dostawy może być długi, a jakość produktów –  różna, dlatego wybór zaufanego dostawcy ma kluczowe znaczenie. 

Osoba prywatna, tak jak firma, musi liczyć się z obowiązkiem opłacenia podatku VAT, a w niektórych przypadkach również cła, co może podnieść całkowity koszt zakupu. Dobrą opcją dla początkujących jest korzystanie z platform takich jak AliExpress, które oferują uproszczone procedury, ochronę kupującego i pełną obsługę płatności. W przypadku większych lub bardziej ryzykownych zamówień warto rozważyć także współpracę z pośrednikiem, który pomoże w weryfikacji kontrahenta, komunikacji oraz odprawie celnej.

Import na firmę –  plusy i minusy

Import towarów z Chin na firmę może być bardzo opłacalny, ale wiąże się też z pewnymi obowiązkami i ryzykiem. Dla przedsiębiorców, którzy planują regularne lub większe zamówienia, warto rozważyć prowadzenie importu w sposób profesjonalny. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety i wady importu na firmę, które pomogą ocenić, czy to właściwa droga dla Twojego biznesu.

Zalety:

• Odliczenie VAT,
• Możliwość zakupu w większych ilościach i negocjacji cen,
• Profesjonalna dokumentacja,
• Procedura uproszczona VAT.

Wady:

• Konieczność posiadania firmy i znajomości przepisów,
• Ryzyko podatkowe (np. błędy w dokumentacji),
  Dłuższy proces formalny.

Co się bardziej opłaca?

Podsumowanie

Import towarów z Chin –  zarówno dla firm, jak i osób prywatnych –  to proces, który wymaga wiedzy, ostrożności i odpowiedniego przygotowania. Firmy mają więcej możliwości i benefitów podatkowych, ale także więcej obowiązków. Osoby prywatne mogą z powodzeniem zamawiać towary na własny użytek, choć muszą pamiętać o ograniczeniach ilościowych i podatkowych.

Niezależnie od formy prawnej –  warto zawsze:

• sprawdzać dostawców,
• analizować dokumenty,
• znać koszty całkowite (towar + transport + cło + VAT),
• rozważyć korzystanie z doświadczonych firm pośredniczących w imporcie.

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z importem –  zacznij od małych kroków i ucz się na realnych transakcjach. A jeśli planujesz rozwijać swoją działalność handlową, profesjonalne podejście i dobre przygotowanie to klucz do sukcesu.

Chcesz uniknąć błędów przy pierwszym imporcie? Skontaktuj się z nami –  pomożemy Ci przejść przez cały proces od A do Z.